نظام إدارة المخاطر في الإدارة العامة لشؤون المكتبات يهدف إلى التقليل من التهديدات، وتحسين الكفاءة التشغيلية لضمان استمرارية الخدمات وتوفير المصادر للمستفيدين ويتطلب هذا النظام التخطيط المسبق، والتنفيذ الفعّال، والتحديث المستمر لضمان بيئة آمنة وفعالة، حيث يحدد المخاطر المحتملة ويضع استراتيجيات وقائية واستجابة فعالة.

ولتطبيق ذلك تم تحديد المخاطر المحتملة والحلول للحد من تأثيرها على جودة وتطور الخدمات والمصادر المقدمة للمستفيدين في المكتبة من خلال عمل الاتي:

 

* الهدف
الهدف من هذا الإجراء هو تحقيق ما يلي:

• تحديد المخاطر التي تحول دون تحقيق أهداف المكتبة.
• إدارة هذه المخاطر بحيث يمكن الحد من تأثيراتها السلبية على المخرجات.

* الخطر
احتمالية حدوث أي تهديد بشكل مباشر أو غير مباشر يحول دون تحقيق أهداف المكتبة.
1. خطر المطابقة (Compliance Risk).
يحدث عندما لا تلتزم المكتبة بالقوانين واللوائح المحلية أو الجامعية.
* الحل

• تلتزم المكتبة بمراجعة القوانين واللوائح وتعمل على نشرها اضافة الى عملها المستمر من خلال قسم الإجراءات الفنية وفريق الدعم التقني والمنصات والموقع الالكتروني للمكتبة على المحافظة على تطبيق حقوق النشر من خلال عدة إجراءات تتبعها
• تحديد عدد معين من الصفحات للطباعة والتصوير.
• الموافقة على النشر من خلال تقويض الرسائل العلمية من قبل الباحثون واتاحتها في منصة الرسائل العلمية الخاصة بالمكتبة.
• المراجعة والتقييم المستمر لمجموعات المكتبة.
• تدريب الموظفين على الالتزام بذلك.
• استخدام أنظمة إدارة الحقوق الرقمية.

2. الخطر الخارجي (External Risk)
يتعلق بالعوامل الخارجية التي قد تؤثر على أداء المكتبة.
أمثلة: الكوارث الطبيعية (مثل الفيضانات أو الحرائق)، التهديدات الإلكترونية.
* الحل

• يتوفر لدى المكتبة خطط طوارئ، ضد الكوارث.
• تعزيز الأمن السيبراني من خلال التعاون مع الإدارة العامة لتقنية المعلومات بالجامعة.

3. الخطر المالي (Financial Risk)
يشمل المخاطر المرتبطة بتمويل المكتبة وإدارتها المالية.
* الحل

• تعمل المكتبة على تنويع مصادر التمويل والبحث عن شراكات وتحسين إدارة الميزانية، من خلال عدد من المهام في الخطة التشغيلية وعدد من المبادرات في الخطة الاستراتيجية للمكتبة.

4. خطر التخطيط (Planning Risk)
يتعلق بعدم القدرة على وضع خطط استراتيجية فعالة للمكتبة.
* الحل

• وضعت المكتبة خطة استراتيجية واضحة.
• إعداد الخطة التشغيلية السنوية.

5. الخطر التشغيل (Operational Risk)
يشمل المخاطر التي تؤثر على العمليات اليومية داخل المكتبة، مثل تعطل نظام الفهرسة والاعارة، المنصات، نقص عدد الموظفين.
* الحل

• تحديث الأنظمة بانتظام.
• تدريب الموظفين.
• تبني حلول رقمية من خلال عدد من الممارسات والمبادرات التي تدعم ذلك.

6. خطر الشركاء الاستراتيجيين (Strategic Partners Risk)
يرتبط بالمخاطر الناتجة عن التعامل مع شركاء خارجيين.
يشمل توقف الموردين عن تزويد المكتبة بالكتب والمصادر الرقمية، ضعف التعاون مع الجامعات الأخرى.
* الحل

• عقد شراكات مع الموردين بعقود تناسب المكتبة ووضعها الراهن والمتابعة المستمرة.
• عمل اتفاقات جديدة وتفعيل الشراكات الحالية مع المكتبات الجامعية الأخرى.