يتم تعبئة نموذج العضوية و ترفق به المستندات الاتية :

• على الطلاب احضار صورة من الجدول الدراسي لهذا العام و اصل البطاقة الجامعية.
• على أعضاء هيئة التدريس احضار أصل البطاقة الجامعية.                       
• على الباحثين من خارج الجامعة احضار تامين مالي قدره 500 ريال و صورة الهوية الوطنيةو عدد (2) صورة شخصية.

• المراجع العربية والأجنبية(دوائرالمعارف،القواميس،الاطالس،الكتب السنوية،الكتب النادرة،الأدلة،الببليوجرافيات).
• الدوريات العربية والأجنبية.
• البحوث والرسائل العلمية (ماجستير-دكتوراه).
• المخطوطات-المطبوعات الرسمية.
• أوعية المعلومات الغير التقليدية (CD-ROM ) المصاحبة للأوعية.
• الكتب ذات النسخة الواحدة.
• الكتب التي تحتاج إلى أعمال ترميم.

• على المستفيد إعادة الكتب التي تم استعارتها عند انتهاء مدة الإعارة وتسليمها للموظف المختص أو ذاتياً من خلال جهاز الإعارة الذاتي. 
• تُقبل الكتب المستعارة غير المتأخرة من أي شخص يحضرها إلى قسم الإعارة.
• إمكانية تسليم الكتب المعارة لأي فرع من فروع المكتبة.
• يرسل قسم الإعارة إشعاراً وتنبيهاً عن طريق مكالمة هاتفية أو عبر البريد الالكتروني في حالة التأخر في إعادة الكتب.
• يجب على المستعير إعادة الكتب عند انتهاء مدة الإعارة لتجنب الغرامات والعقوبات المترتبة على التأخير.

• الكتب المتأخرة عن الموعد المحدد لا يُقبل إرجاعها إلا من قبل الشخص الذي استعارها.
• يحرم المستفيد من الاستعارة في حالة تأخير إعادة الكتاب عن المدة المقررة له, مدة تساوي ضعف مدة التأخير.
• في حالة فقدان الكتب أو إتلافها بصورة غير متعمدة من قبل المستفيد يعطى مهلة لإحضار أو شراء نسخة مماثلة بديله عنه أو تدفع غرامة مالية تقدرها إدارة المكتبة.
• يدفع المستفيد قيمة الكتاب المفقود أو التالف الذي يكون ضمن مجموعة أو سلسلة بدفع ثمن المجموعة كاملة أو شراء الجزء المفقود أو التالف بالمواصفات ذاتها.

بإمكان المستفيدين تجديد الكتب قبل انتهاء مدة الإعارة بيومين بالحضور مباشرة إلى قسم الإعارة أو بالاتصال على قسم الإعارة.

• يتم توقيع إخلاء الطرف الخاص بالمستفيد من المكتبة بعد التأكد من عدم وجود كتب أو مطالبات مالية متأخر في سدادها.
• يعد موظف الإعارة مسؤول مسؤولية كاملة عن إجراءات إخلاء الطرف ويتحمل الموظف أي خطأ في الإجراء بعد ذلك.
• يرسل إخلاء الطرف الالكتروني لأعضاء هيئة التدريس ومنسوبين الجامعة عن طريق النظام الآلي إلى الجهة المستفيدة.

       في إطار تعاون المكتبات ومختلف الجامعات والهيئات العلمية داخل المملكة وخارجها فإن المكتبة تعمل على توفير الكتب والمراجع لأعضاء هيئة التدريس والطلاب عن طريق الإعارة التعاونية أو تصوير المواد المختلفة من أوعية مصادر المعلومات من كتب ومقالات ورسائل وخلافه، ومن الجهات التي تتعامل معها المكتبة في مشروع الإعارة المتبادلة جامعة أم القرى و جامعة الطائف.

شروط الإعارة التعاونية

• أن يكون منتسبا لإحدى الجامعتين.
• أن يكون حاصلاً على بطاقة العضوية في مكتبة جامعته .
• أن تتم المخاطبات النظامية بين العمادتين كل حالة على حده ويمكن اعتماد النماذج الجاهزة .
• أن يقوم المستفيد بتعبئة إقرار خطي برغبته في الاستعارة لدى الجهة الأخرى والتعهد بالمحافظة على المقتنيات والالتزام باللوائح والتنظيمات (يكون هناك نموذج متفق على صياغته معد مسبقا لهذا الامر) .
• وجود منسق دائم ويفضل أن يكون رئيس قسم الاعارة في كل جهة.
• ان يراجع المستفيد حضوريا لاستلام وإرجاع الكتب واستلام إخلاء الطرف .
• يمكن التنسيق بالهاتف في الحالات المستعجلة لمعرفة وجود كتب على مستعير ما لدى الجهتين .
• تعلق الاعارة عن المستفيد في حالة وصول الغرامة حد اعلاه 50 ريال .

ضوابط الإعارة التعاونية

• إن امكن حل مشكلة التكشيف على الجهتين في ملفات الاعارة الالية يكتفى بالإعارة على النظام وأن لم تحل فيفتح نظام الاعارة في النظام لدى كل جامعة مع استخدام النظام البطاقي القديم بحيث يكون مع المستعير بطاقة في يده تختم في كل مرة إعارة اوتسديد ومن مسؤوليته الحفاظ عليها وإبرازها عند الطلب ويتحمل ما يترتب عند فقدها. 
• عند إخلاء الطرف لابد من احضار ما يثبت من إخلاء طرفه لدى الجامعة الاخرى.
• في حالة وجود افراد متعاقدين من خارج المملكة يعمل لهم وضع خاص يتناسب مع ظروف سفرهم في كل عام.

ضوابط الإعارة التعاونية لأعضاء هيئة التدريس

• فترة الاعارة شهر واحد فقط.
• عدد الكتب التي يمكن اعارتها لأعضاء هيئة التدريس (10) كتب.
• تمدد الإعارة لمرة واحدة ولنصف المدة السابقة.
• لا تجدد الإعارة في حالة حجز الكتاب من قبل مستفيد أخر.

ضوابط الإعارة التعاونية للطلبة وبقية منسوبي الجامعة

• الفترة الزمنية لإعارة كل كتاب (15) يوم .
• يتم اعارة (4) كتب كحد اقصى .
• يتم تمديد اعارة الكتاب لمرة واحدة ولنفس المدة .
• لا تجدد الإعارة في حالة حجز الكتاب من قبل مستفيد أخر.

      نظام الإعارة الذاتية يُمكن مستفيدين المكتبة من استعارة الأوعية المسموح باستعارتها بشكل ذاتي ومباشر، بالتالي يقوم هذا النظام بإدارة عمليات الإعارة آلياً من جهة ومن جهة أخرى يقوم المستعير بنفسه بإتمام عملية الإعارة (استعارة الأوعية التي يريد) بدلاً من موظف الإعارة ومن دون الحاجة إلى تدخل أي من موظفي قسم الإعارة.     كيف استخدم جهاز الإعارة الذاتي ؟